1. Vacatures
    Vacatures

    Word jij onze nieuwe collega?
    Bekijk het vacature overzicht.

  2. Voordelen van VoIP
    Voordelen van VoIP

    Wilt u locatie onafhankelijk kunnen bellen en gebeld worden,
    ongeacht met welk toestel u belt?

  3. Werken bij DataVisual
    Werken bij DataVisual

    Ben je op zoek naar een uitdagende baan?
    Wellicht worden dit jouw toekomstige collega`s.

Neemt u de bewaarplicht van e-mails serieus?

24-03-2015

Sinds 1996 ben ik werkzaam in de ICT business. In die tijd was het gebruik van e-mail nog maar net in gebruik bij het grote publiek. Kenmerkend in deze periode was dat de meeste schriftelijke correspondentie nog plaatsvond per post en/of fax. Tegenwoordig hebben we te maken met een explosieve groei aan e-mails en een bewaarplicht vanuit de overheid. Wat voor gevolgen heeft dit?

Explosieve groei e-mailverkeer

Vanaf 1996 zagen we een enorme groei van de e-mail correspondentie ontstaan. Dit resulteerde in 2012 tot bijna 145 biljoen mailtjes per jaar (wereldwijd). Tegenwoordig praten we over ruim 178 biljoen en het einde van deze groei is nog lang niet in zicht. Door de vele e-mails die tegenwoordig verstuurd worden, brengt dit de nodige verwachtingen met zich mee. Zowel vanuit de zender en ontvanger als vanuit de overheid.


Bewaarplicht e-mails

Wat doet u bijvoorbeeld met al deze e-mails? Worden deze binnen de organisatie consequent bewaard? In het bedrijfsleven heeft u namelijk te maken een bewaarplicht. Aangezien de meeste schriftelijke correspondentie via de e-mail gaat, eisen instanties als de belastingdienst dat e-mails voor een minimale periode bewaard blijven. In veel gevallen is dat bij zakelijke e-mails zelfs 7 jaar. Dit brengt voor ondernemers diverse uitdagingen met zich mee. Wat als een gebruiker de e-mail verwijderd heeft? Of wanneer een werknemer niet meer werkzaam is binnen de organisatie? In hoeverre blijft deze data binnen de organisatie bewaard? Op welke wijze kan dit het beste ingericht worden? 


Het inzetten applicaties 

In de loop der jaren zijn er diverse mailarchivering applicaties ontwikkeld die hierop inspelen, zowel webapplicaties als applicaties die te benaderen zijn vanuit de lokale e-mailserver. Helaas voldeed niet elke applicatie aan de verwachtingen en nog steeds zijn er diverse applicaties in omloop die hier moeite mee hebben. Bepaalde applicaties zijn bijvoorbeeld alleen webbased (SaaS oplossing) of zijn zeer zwaar in het gebruik ervan, waardoor de tooling al vastloopt na 5Gb aan e-mail data. Toch weten een aantal mailarchivering applicaties hedendaags goed aan te sluiten op de vraag in de markt. Denk hierbij aan applicaties die te benaderen zijn wanneer u wilt werken in de cloud of vanuit uw lokale serveromgeving, het autorisatiebeleid en de wijze waarop e-mails gewaarborgd blijven binnen de organisatie. 


Wilt u meer informatie over op welke wijze dit proces binnen uw organisatie gewaarborgd kan worden? Wij adviseren u graag over deze mogelijkheden. Neem contact op met Michel Snitjer op het telefoonnummer 0547-380777 of e-mail naar m.snitjer@datavisual.nl.

Auteur: Michel Snitjer, Directeur

 

 

Terug naar overzicht

Copyright © 2017 | Algemene voorwaarden | Sitemap